很急!在线等!出国留学不懂写英文邮件怎么破?
发布者:僧僧 发布时间:2019/06/22


怎么写英文邮件?可能是很多留学生出国遇到的第一个隐藏雷,因为在国内沟通极少通过邮件进行,很多(准)留学生大概都没想到写邮件会是这么让人头疼的一件事:

 Title怎么写?

收件人怎么称呼?

怎么结尾比较好?

这些小细节稍微不注意,可能就会给教授和同学留下坏印象,而你还浑然不觉。 

 

所以今天僧僧就跟大家叨叨英国写邮件这件事,提前帮你扫掉留学生活的一大雷区!


邮箱类别


关于用什么邮箱,僧僧这边也给下建议:

在国外尽量不要使用QQ邮箱等国内邮箱,特别是在找实习找工作时会显得不专业。建议使用Gmail Hotmail等,或者是使用有每个学校后缀的邮箱。


邮件基础格式


首先,邮件的格式很重要,就跟人靠衣装一个道理,格式就是邮件的外表,如果格式不对,尤其在自荐、求职等场合,很可能会让人马上点下右上角的小红叉哦! 

在一封正式邮件里,主题、称谓、正文、结尾和落款这几大部分缺一不可,下面僧僧就按照先后顺序跟大家讲讲这几大部分的格式套路。


标题怎么写 


邮件标题不是指你正文内容的标题,而是整封邮件的标题,会出现在别人收件箱里的那行字。



所以起个一目了然的标题非常重要,能保证你的邮件有效传达,不会被漏看。

比如当你交作业给教授时,邮件标题最好是你的名字+任务名称,比如sengseng+ mid-term paper。有的同学会习惯性用文档题目替代邮件标题,这其实是个坏习惯哦,教授在收件箱里很难一眼看出你的邮件主题是什么,可能就会跳过或者当成垃圾邮件误删。

另外,邮件标题还要起得尽量具体,文档命名根据老师要求来,如果没有要求可以建议使用姓名/学号+作业。如果是找工作,标题不只是写“Application”,而是写“application for xx project”,要足够specific,让人能一眼看出来邮件的目的。

 

怎么称呼对方

 

如果你已经跟对方邮件来往较多,可以比较随意一点,用Hi XX或者Hello XX,比如Hi Sengseng。 

第一次跟对方联系,或者不太熟悉,对方是上级需要比较正式,最好用 “Dear+姓”,比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。

僧僧还要提醒大家注意一下女性的称谓,如果不知道对方是否已婚,用“Ms.”来代替“Miss”或“Mrs.”最保险。如果不知道对方姓氏,可以用“Dear Sir/Madam”。

另外,就是也需要注意对方的Title,有些是Dr. 有些是Prof.

如果收件人不止一个,比如小组作业要给成员们都发邮件,可以用 “Dear All”。

 

怎么开头


万事开头难,邮件也不例外,很多同学都会在开头卡很久,不知怎么敲下第一个字符,僧僧给大家分了以下几种常见情况,对号入座错不了~

 

 

如果是你主动发出邮件,可以问候一下,“Hope you are well”、“Have not heard from you for a long time, hope everything is goingwell with you”。

也可以开门见山自我介绍直接点名主题,“Thisis Sengseng. I am writing to······”,“I wanted to let you know that······”等等。

如果是你回复邮件,比较常用的是“Thanks for your kind reply”和“Regarding...”。

而万一你回邮件回得迟了,你还可以说“Sorry for the late reply”,“Sorry I haven’t got back to you sooner.” 

比起reply,老外更喜欢“get backto you”这种用法,想显得英文更地道也可以试试这个套路。

 

怎么结尾


英文邮件的结尾套路都蛮固定的,收offer的时候同学们应该就有感觉了吧。

常见的结尾套路主要有下面几种


答疑解惑型:

Let me know if you have any questions orconcerns.

If you have any questions, please feel freeto reach me out.

 

希望早点回复型:

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us a feedback atyour earliest.

 

保持联络型:

I will keep you posted.

I will keep you updated.


怎么落款


正式一点的可以写“Yours sincerely” 或者是“Yours faithfully”。

如果是商务场合,可以写“Kindsregards”或“Best regards”。 

同学朋友之间可以用“Take care”,“All the best”等等。

 

常见邮件缩写


除了一些正式的文件来往,在日常聊天中,英国人也常常会发邮件,尤其是同学朋友之间,就不会像上面那样严格按照格式来,不止省掉寒暄和格式,有时候连字母拼写都用缩写代替,对于这种社交类邮件,提前掌握一些邮件常用缩写还是很有必要的! 

僧僧给大家总结了最常用的35个邮件缩写:

 

  1. LOL——Laughing out loud

  2. ASAP——As soon as possible

  3. BTW——By the way

  4. FYI——For your information

  5. TY——Thank you

  6. NP——No problem

  7. BFF——Best friends forever

  8. AKA——Also known as

  9. TBC——To be continued

  10. BFN——Bye for now

  11. JK——Just kidding

  12. LMAO——Laughing my ass off

  13. ROFL——Rolling on floor, laughing

  14. TTYL——Talk to you later

  15. IDK——I don't know

  16. LTNS——Long time no see

  17. BYOB——Bring your own bottle

  18. OML——Oh my lord

  19. BAE——Before anyone else

  20. BRB——Be right back

  21. OIC——Oh I see

  22. plz——Please

  23. cuz/cos——because

  24. tmr——tomorrow

  25. thx——thanks

  26. Cya——See you

  27. K——OK

  28. U——You

  29. R——Are

  30. dunno——don't know

  31. lemme——let me

  32. gimme——give me

  33. msg——message

  34. Sup——What's up

  35. kinda——kind of


邮件的礼貌套路


中国学生习惯有事说事,常常会给人一种“不够礼貌”的感觉,特别是当你向别人提出问题或请求的时候。这时候该用什么句式,既可以让自己显得比较有礼貌,也让收件人更愿意帮助你呢?

 

 

僧僧建议大家可以遵循一个叫做“消极的礼貌”(negative politeness)的法则:多用if句,多用过去时态。

比如可以多用“I was wondering if”,类似中文里的“不知道能否······”,是一种委婉提出请求的句式。注意这里一定要用was,而不是I wonder或I amwondering。

很多同学习惯用“please”来表达请求,但“please”里暗含了自己的期望,其实不够礼貌,会给对方压力。这时候可以用“wouldit be possible”替代,比如“Would it be possible (for you) toarrange an appointment (for me) some time?”。 

另外,提出请求后,要论证自己的请求是合理的。

尤其在给教授的求助邮件里,一定要表明为什么要教授帮你忙,可以试着从“必要性”和“专业性”入手。

必要性:已经做了很多前期工作,现在遇到了点问题,迫不得已才来求助。

专业性:教授是领域专家,对这个问题很了解,所以才来求助。 

还有一点很重要的是,不要忘了感谢,要想显得更礼貌,语气更委婉,结尾时表达感谢是很有用的方法。 

有的同学可能会说,不知道该感谢什么。那就快收藏背诵下面这两句万金油感谢套路吧!

“Thank you again for everything you've done.”(对对方已经做过的事表示感谢)

“Thank you for your attention to thismatter.”(对对方即将做的事表示感谢)

关于英文邮件的这些套路,你都学会了吗?希望大家到了英国能无障碍收发邮件,多与教授和同学沟通哟!


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